Sở Tư pháp tỉnh Thừa Thiên Huế vừa ban hành Kết luận thanh tra (KLTT) về việc chấp hành pháp luật về công chứng, chứng thực tại Văn phòng công chứng Lê Đức Khánh. Phạm vi thanh tra từ 02/01/2021 đến 31/12/2022).

Theo KLTT, Văn phòng công chứng Lê Đức Khánh (viết tắt là Văn phòng công chứng) được thành lập theo Quyết định số 2843/QĐ-UBND ngày 05/11/2019 của UBND tỉnh Thừa Thiên Huế.

Trong quá trình hoạt động, Văn phòng công chứng 01 lần thay đổi nội dung đăng ký hoạt động do thay đổi địa điểm đặt Văn phòng công chứng 1 và 03 lần thay đổi nội dung đăng ký hoạt động đối với công chứng viên hợp danh. 

Tại thời điểm thanh tra, Văn phòng công chứng có 12 người, gồm: 02 Công chứng viên, 08 nhân viên nghiệp vụ, 01 nhân viên Kế toán, 01 nhân viên văn thư, lưu trữ.

KLTT của Sở Tư pháp tỉnh Thừa Thiên Huế đã chỉ ra nhiều sai sót, vi phạm tại văn phòng công chứng Lê Đức Khánh. Ảnh minh họa.

Theo kết quả kiểm tra, xác minh. Trong hoạt động công chứng, chứng thực Đoàn thanh tra ghi nhận từ ngày 02/01/2021 đến 31/12/2022 số hồ sơ công chứng, chứng thực được tiếp nhận giải quyết là 15.858 việc (gồm 10.148 hồ sơ việc công chứng và 5.710 việc chứng thực).

Trong quá trình thanh tra, Đoàn thanh tra đã thực hiện việc chọn ngẫu nhiên hồ sơ, để kiểm tra 5.815/11.158 hồ sơ công chứng, chứng thực chữ ký (đạt tỷ lệ 52,12%), đã phát hiện các sai sót, vi phạm như: Không thực hiện ký vào bản in khi tra cứu hồ sơ công chứng, hầu hết các hợp đồng, giao dịch trong năm 2021, Văn phòng đã thực hiện in tra cứu thông tin trên cơ sở dữ liệu công chứng, in kết quả và lưu trong hồ sơ công chứng nhưng người tra cứu không thực hiện ký vào bản in là không đúng quy định tại Điều 11 Quy chế quản lý, khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng trên địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế ban hành kèm theo Quyết định số 35/2019/QĐ-UBND ngày 14/6/2019 của Ủy ban nhân dân tỉnh Thừa Thiên Huế.

KLTT chỉ ra việc sửa lỗi kỹ thuật trong văn bản công chứng không đúng quy định, cụ thể, tại hợp đồng thế chấp tài sản số công chứng 104, ngày 14/01/2021; Hợp đồng thế chấp tài sản số công chứng 105, ngày 14/01/2021; Hợp đồng thế chấp tài sản số công chứng 1788, ngày 25/01/2021: Sửa lỗi kỹ thuật không chuyển ra bên lề của văn bản công chứng, vi phạm khoản 3 Điều 50 Luật công chứng.

Văn phòng công chứng Lê Đức Khánh không cập nhật hoặc vi phạm thời gian cập nhập lên phần mềm quản lý hồ sơ công chứng CENM. Cụ thể: Hợp đồng thế chấp bất động sản số công chứng 337, ký công chứng ngày 05/02/2021, ngày cập nhập lên phần mềm ngày 14/5/2021; Hợp đồng công chứng mua bán, chuyển nhượng số 1445, ký công chứng ngày 30/3/2022, cập nhập lên phần mềm ngày 14/06/2023; Hợp đồng thế chấp bất động sản số 4303, ký công chứng ngày 07/10/2022, cập nhập lên phần mềm ngày 14/06/2023. 

Không cập nhật vào phần mềm quản lý hồ sơ công chứng: Qua rà soát, đối chiếu trên phần mềm quản lý hồ sơ công chứng CENM tại Sở Tư pháp, trong năm 2021 có hồ sơ số 45/11-21/1VPCCLDK (Hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất, số công chứng 4334).

KLTT chỉ rõ, các hành vi trên vi phạm khoản 1 Điều 10 Quyết định số 35/2019/QĐUBND và là hành vi vi phạm hành chính theo quy định tại điểm i khoản 2 Điều 16 Nghị định số 82/2020/NĐ-CP.

Với các vi phạm trên, Thanh tra Sở Tư pháp tỉnh Thừa Thiên Huế kiến nghị các biện pháp xử lý đối với Văn phòng công chứng Lê Đức Khánh, yêu cầu nghiêm túc rút kinh nghiệm, chấn chỉnh và khắc phục những sai sót, vi phạm đã nêu tại Kết luận này và thực hiện đúng quy định của pháp luật về công chứng, chứng thực và pháp luật có liên quan.

Pháp luật Plus sẽ tiếp tục cập nhật khi có thông tin mới.