Căn cứ Khoản 9 Điều 125 Luật xử lý vi phạm hành chính 2012: Mọi trường hợp tạm giữ tang vật, phương tiện, giấy phép, chứng chỉ hành nghề phải được lập thành biên bản. Trong biên bản phải ghi rõ tên, số lượng, chủng loại, tình trạng của tang vật, phương tiện bị tạm giữ và phải có chữ ký của người ra quyết định tạm giữ, người vi phạm; trường hợp không xác định được người vi phạm, người vi phạm vắng mặt hoặc không ký thì phải có chữ ký của 02 người làm chứng. Biên bản phải được lập thành 02 bản, người có thẩm quyền tạm giữ giữ 01 bản, người vi phạm giữ 01 bản.
Như vậy, khi tạm giữ giấy tờ thì bắt buộc người tạm giữ phải lập biên bản tạm giữ giấy tờ. Nếu công an giữ giấy tờ mà không lập biên bản thì công an làm trái quy định pháp luật.
Làm thế nào khi bị công an giữ giấy tờ không lập biên bản?: Để bảo vệ quyền và lợi ích chính đáng của mình; khi bị công an giữ giấy tờ sai quy định; người bị xử lý vi phạm có quyền khiếu nại đến cơ quan có thẩm quyền.
Căn cứ quy định tại khoản 1 điều 7 Luật khiếu nại năm 2011:
"Điều 7. Trình tự khiếu nại
1. Khi có căn cứ cho rằng quyết định hành chính; hành vi hành chính là trái pháp luật; xâm phạm trực tiếp đến quyền; lợi ích hợp pháp của mình thì người khiếu nại khiếu nại lần đầu đến người đã ra quyết định hành chính hoặc cơ quan có người có hành vi hành chính hoặc khởi kiện vụ án hành chính tại Tòa án theo quy định của Luật tố tụng hành chính…"
Như vậy, khi không đồng ý với hành vi giữ giấy tờ mà không lập biên bản của công an; người dân có thể khiếu nại trực tiếp đến công an có hành vi không lập biên bản khi xử phạt hành chính.
Nếu không đồng ý với quyết định giải quyết khiếu nại lần đầu; hoặc quá thời hạn mà khiếu nại không được giải quyết; thì người dân có thể khiếu nại lên Thủ trưởng cấp trên trực tiếp của công an đó hoặc khởi kiện hành chính. Nếu tiếp tục không đồng ý với quyết định giải quyết khiếu nại lần hai; hoặc quá thời hạn khiếu nại không được giải quyết
Các trường hợp xử phạt hành chính giao thông không cần lập biên bản?: Căn cứ Khoản 1 Điều 56 Luật xử lý vi phạm hành chính 2012:
"Điều 56. Xử phạt vi phạm hành chính không lập biên bản
1. Xử phạt vi phạm hành chính không lập biên bản được áp dụng trong trường hợp xử phạt cảnh cáo hoặc phạt tiền đến 250.000 đồng đối với cá nhân, 500.000 đồng đối với tổ chức và người có thẩm quyền xử phạt phải ra quyết định xử phạt vi phạm hành chính tại chỗ"
Trường hợp vi phạm hành chính được phát hiện nhờ sử dụng phương tiện, thiết bị kỹ thuật, nghiệp vụ thì phải lập biên bản.
Như vậy, trường hợp phạt cảnh cáo hoặc phạt tiền đến 250.000 đồng (với cá nhân); 500.000 đồng (với tổ chức); thì công an được ra quyết định xử phạt vi phạm hành chính tại chỗ mà không cần lập biên bản.
Đồng nghĩa với điều đó; nếu hành vi vi phạm không thuộc trường hợp trên; công an phải tiến hành lập biên bản xử lý vi phạm hành chính.
Nếu phát hiện vi phạm giao thông nhờ dùng phương tiện, thiết bị kỹ thuật, nghiệp vụ thì công an phải lập biên bản mà không cần quan tâm đến mức phạt.